Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)

elektronik belge yönetim sistemiElektronik Belge Yönetim Sistemi

 

Bugünün bilgi toplumunda, verilerin, kayıtların ve dokümanların ofislerde sonu gelmez artışı, gün geçtikçe fazlalaşmaktadır. Bunları yönetmek ve arşivlemek hem çok zamana hem de yüksek maliyetlere neden olmaktadır. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), iş yükünüz ve maliyetlerinizi gözle görülür şekilde azaltarak size büyük faydalar sağlar. 


 

Elektronik Belge Yönetimi Sistemi ile Amaçlanan Nedir? 

 

Elektronik Belge Yönetimi Sistemi ile, gerek kurum içi birimlerimiz arası yazışmalarımızı gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmalarımızın bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayarak; 

  • Yazışmaların standartlaşması, 
  • Yazışmaların sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması, 
  • Harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi, 
  • Yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi, hedeflenmektedir. 

 

Elektronik Belge Yönetim Sistemi’nin Getirilerielektronik belge yönetim sistemi

  • Doküman oluşturma ve saklama maliyetleri azalır. 
  • Kırtasiye giderlerinden, zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlar. 
  • Güvenli ve mekandan bağımsız erişim imkanı sağlar. 
  • Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır. 
  • Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar. 
  • Saklanan belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürür.

 

Zamandan ve paradan tasarruf edin!


 

Temel

 

 

  1. Web tabanlı ara yüz ile mobil cihazlardan ve her mekandan sisteme erişebilme
  2. HTML 5, Ajax ara yüzler, Dotnet 4.0, WCF yazılım alt yapısıyla esnek çalışma
  3. İş süreç otomasyonu ile tam entegrasyon
  4. İhtiyaca göre geliştirilebilecek profil form oluşturma alt yapısı
  5. Yetkilendirme alt yapısı ile sistem ve bilgi güvenliği koruması
  6. Dokümanlara ekli dosyalar ekleyebilme
  7. Dokümanlar arasında ilişki tanımlayabilme
  8. Doküman görüntüleyiciler
  9. Chek-in / Check-out mekanizması


İndeksleme

 

  1. Word, Excel, Powerpoint, PDF vb formatlarda içerik indeksleme
  2. Doküman aramada lojik ifadeler kullanabilme
  3. Resimleri OCR ile otomatik indeksleme
  4. Image PDF leri indeksleme


Ölçeklenebilirlik

 

 

  1. Dokümanları ister dosya sisteminde ister veri tabanında saklayabilme
  2. Sınırsız kütüphane oluşturabilme
  3. Her bir dijital kütüphaneyi farklı depolama alanlarında saklayabilme
  4. Birden fazla veri tabanı ve dosya sistemi ile entegre çalışabilme
  5. Milyonlarca doküman ve tera byte lar seviyesinde depolama kapasitesi sunabilme


Dağıtık Çalışma ve Cache Desteği

 

 

  1. Dağıtık çalışan organizasyonlar ile tam uyumluluk sağlayabilme.
  2. İşlenen tüm veriler tek bir merkeze, veri havuzunda toplama.
  3. Şube yapısı olan yapılarda local cache leme yapılabilir.
  4. Local cache ler belirli aralıklarla merkezle senkronizasyon sağlanarak toplanabilir.
  5. Düşük veri hızlarında da yüksek performanslı çalışabilme.


E-İmza Uyumlu Yapı

 

  1. Yasal geçerli yapıya sahip e-imza yapısı
  2. PDF dosyalarına entegre e-imza yapısı
  3. Oluşturulan formları searchable PDF olarak export etme yapısı
  4. Belgeleri, iş akışı otomasyonu ile e-imzalı onaya gönderme yapısı


Sayısallaştırma Yönetimi

 

  1. Dokümanları hızlıca elektronik ortama aktarma
  2. Dokümanları kolayca sınıflandırma
  3. Doküman yönetimine ve diğer tüm operasyonel İş akışı ile entegrasyon
  4. Personel verimliliğini arttırır, performansını ölçer
  5. Standart dışı tarama ve doküman oluşumunu engeller
  6. Hızlı tarayıcılarla entegrasyon
  7. Görüntü iyileştirme özelliği
  8. OCR ile full-text arama ve indexleme özelliği
  9. Form işleme özellikleri

 


 

Abone Bilgi Yönetim Sistemi

 

- Sicil / Abone Yönetim Modülü

 

  • Bu modülden sicil, abone tanımlama ve toplu tarife atama işlemleri gerçekleştirilebilmektedir.
  • Sistem üzerinde şahıs veya kurum adına sicil açılabilmektedir.
  • Sicil kaydı ile nüfüs bilgileri detayları girilebilmektedir. TC Kimlik nosu ile tüm bilgilerin otomatik getirilmesi sağlanabilmektedir.
  • Bir sicil kaydı altına birden fazla abone kaydı yapılabilmektedir. Sicil kaydı olmadan abone kaydı açılması mümkün değildir.
  • Yeni abone girişi sırasında, bu aboneliğin sicil ilişkisi, abone tipi, tarife gibi abone detayları, sayaç bilgileri ve adres bilgileri kayıt altına alınmaktadır.
  • Toplu tarife atama seçeneği ile, mahalle/köy, abone tipi gibi filtreler ile otomatik tarife ataması sağlanabilmektedir.

 

Sistem Parametreleri Yönetim Modülü

 

  • Sistem kullanıcıları ve kullanıcı şifreleri çeşitli yetki seviyelerinde tanımlanabilir.
  • Modül üzerinden ebone tipleri, il, ilçe, mahalle, köy , tatil günleri tanımları, kurum bilgileri gibi parametrelerin girişi yapılabilir.
  • Abone tiplerinin altına bir veya birden fazla tarife tanımı oluşturulabilir. Tarife tanımlarında, kullanım miktarı ile ilgili kademelendirme, ek yüzdeli bedeller, ek sabit bedeller, okuma tarihinden kaç gün sonra son ödeme tarihi olacağı, gecikmelerde uygulanacak faiz detayları gibi detaylar girilebilmektedir.
  • Genel parametrelerde, en az tahsil edilecek fazi tutarı, faiz hesabında kullanılacak gün sayıları, varsa KDV tahsilatı ile ilgili detaylar, tatil günlerine rast gelen son ödeme tarihleri ile ilgili ötelemeler gibi ayarlar yapılabilmektedirverilecek  makbuz tasarımı özelleştirilmiş olarak yapılabilmektedir.